Årlig miljörapportering

Miljömärkta anläggningar ska årligen skicka in en miljörapport till Green Key Sverige. Syftet med miljörapporteringen är att Green Key årligen ska kunna följa upp er verksamhets miljöarbete, kontrollera kriteriernas uppfyllnad och säkerställa att årlig förbättring av miljöarbetet sker genom miljömålen. När den årliga miljörapporten skickats in och godkänts av Green Key Sverige och Green Keys svenska jury/styrgrupp, förnyas er miljömärkning i Green Keys kanaler och ett nytt certifikat skickas till er anläggning. Miljömärkningen gäller för ett år i taget. Kortfattat består miljörapporten av tre delar:


1)  Green Keys kriterier

2) Miljömål

3)  Dokumentation

Om dessa poängkriterier uppfylls ska följande dokument även laddas upp:

 


*  Mall för miljömål
**  Mall för förbrukning/nyckeltal.


 

3) E-kriterierna

I samband med miljörapporten ska den miljöansvarige kontrollera och försäkra att de obligatoriska kriterierna uppfylls på anläggningen. Om några förutsättningar ändrats, ska den miljöansvarige uppdatera detta i ert onlineformulär för kriterierna. Ni når er e-kriterielista via en länk som ni fått av Green Key Sverige. Därefter loggar ni in med er e-mail och valt lösenord. Kontakta oss om ni vill att vi skickar länken eller om ni behöver hjälp med att logga in.

Er anläggning måste även för varje ytterligare år som miljömärkt med Green Key öka antalet uppfyllda poängkriterier, och fylla i dessa i e-kriterielistan. Vid ansökan om Green Key behöver enbart de obligatoriska kriterierna vara uppfyllda. Därefter ska minst tre valfria poängkriterier (P) uppfyllas för varje ytterligare år. Under år ett ska anläggningen således ha uppfyllt minst tre poängkriterier, under år två minst sex poängkriterier och så vidare, tills minst 50 % av poängkriterierna är uppfyllda. Därefter krävs ingen ytterligare ökning. Notera att om er verksamhet redan uppfyller kravet på antal uppfylla poängkriterier för året, så behöver ni inte öka antalet. Det går alltså bra att uppfylla så många poängkriterier ni vill, så länge ni håller er ovanför minsta kravnivån för året.

 

2) Miljömål

Nya miljömål (kriterium 1.3)

Ni ska formulera minst 3 nya miljömål med tillhörande handlingsplaner för den kommande årsperioden för er Green Key-märkning (kriterium 1.3). Titta gärna i vårt inspirationsdokument inför formulering av nya mål och handlingsplaner för att hitta inspiration och nya idéer kring vilka mål och handlingsplaner ni kan sätta.

Miljömålen ska om möjligt vara mätbara, t.ex. i antal eller procent. Tänk också på att formulera dem som nyckeltal där det är tillämpligt, såsom; “Minska vattenförbrukningen med 5 % per gästnatt” eller “Minska mängden matsvinn med 5 % per kuvert”. Ett miljömål kan också vara mätbart på så sätt att det kan vara ”uppfyllt” eller ”ej uppfyllt”, till exempel mål gällande utbildning och information. Syftet med målen är att miljöarbetet ska vara en pågående och införlivad aktivitet i er verksamhet och att förbättring av miljöprestanda ständigt sker, vilket är en viktig del i att vara miljömärkt med Green Key.

Miljömålen ska ha fokus på hållbarhet och beröra miljömässiga och/eller sociala aspekter. Det krävs att ni formulerar minst 3 miljömål inom olika områden, för den kommande årsperioden. Därtill ska en eller flera handlingsplaner för att uppnå målen specificeras. Handlingsplanerna beskriver vilka aktiviteter eller åtgärder som ska vidtas för att nå respektive mål. Tänk på att målen och handlingsplanerna ska vara relevanta, realistiska och uppnåeliga inom tidsperioden. Ange vem som ansvarar för respektive mål (kökschef, fastighetsansvarig etc.) och en deadline för när mål/handlingsplaner ska vara uppfyllda. Om er verksamhet formulerar ambitiösa miljömål kan de istället sättas för de kommande två till tre åren, med förnyade årliga handlingsplaner.

Målen kan ha utgångspunkt både i er verksamhets direkta och indirekta miljöpåverkan. Den direkta miljöpåverkan uppstår av aktiviteter inom er verksamhet, såsom energiförbrukning och mängden avfall. Den indirekta miljöpåverkan uppstår som en effekt av er verksamhet i andra eller tredje led, exempelvis genom era inköpsval av varor och tjänster. Den indirekta miljöpåverkan är ofta stor, men svår att mäta.

Det är en stark rekommendation att utgå från Green Keys kriterier inför formulering av miljömål och handlingsplaner för inspiration. Att nå poängkriterier som ännu inte har uppfyllts och ytterligare engagemang för att höja nivån kring uppfyllda obligatoriska kriterier och poängkriterier, kan sättas som handlingsplaner för att nå miljömålen. Obligatoriska kriterier och åtgärder som redan är uppfyllda kan inte tas med i miljömålen eller handlingsplanerna. Här är exempel på mätbara miljömål som går utöver vad Green Keys obligatoriska kriterier kräver:

”Mål 1. Öka andelen ekologiska livsmedel med 3 st”


”Mål 2. 100 % av städkemikalierna ska vara miljömärkta”

Om verksamheten tillhör en kedja som formulerat hållbarhets- eller miljömål kan dessa mål användas. Säkerställ då att dessa mål är relevanta och genomförbara i er verksamhet.


Utgå gärna från SMART-modellen vid formulering av miljömål och kontrollera att de är:

Specifika – Alla i verksamheten ska förstå vad de ska göra och varför. Ansvarig för målets/handlingsplanens uppfyllnad ska specificeras (kökschef, fastighetsansvarig etc.)

Mätbara – Målen ska vara mätbara. Till exempel att ni ska minska elförbrukningen med 10 % eller öka ert utbud av ekologiska produkter med minst 3 stycken.

Accepterade – Alla i verksamheten ska känna till miljömålen och vara motiverade att arbeta mot att nå dem.

Realistiska – Miljömålen och handlingsplanerna för att nå målen ska vara relevanta för er anläggning och möjliga att uppnå inom tidsperioden. Det är viktigt att ni sätter mål som går att nå.

Tidsbundna – Det ska finnas en tydlig start- och slutpunkt. Sätt en deadline för varje mål/handlingsplan.


Uppföljning av miljömål (kriterium 1.3)

För att vi ska kunna följa upp om ni nått era miljömål under året som gått, ska ni skicka in en redovisning över uppfyllnad och resultat av målen (kriterium 1.3). För att Green Key ska kunna följa ert miljöarbete krävs svar på om och hur målen har nåtts. Tänk på att tydligt beskriva målens uppfyllnad – att enbart skriva ”ja” eller ”nej” räcker inte.

Om ett miljömål mot förmodan inte genomförs inom utsatt tid krävs en förklaring av anledningen till detta, och Green Key Sverige gör därefter en bedömning av situationen. I många fall krävs att målet sätts igen för det kommande året, utöver de nya formulerade miljömålen. I vissa lägen krävs att anläggningen åtgärdar de mål/handlingsplaner som inte nåddes för att miljömärkningen med Green Key ska kunna förnyas.


Titta gärna i vårt inspirationsdokument för tips och idéer till nya mål och använd gärna vår mall vid formulering av miljömål. Här finns exempel på hur miljömål med handlingsplaner kan se ut.


 

3)  Dokumentation

Vatten-, el- och energiförbrukning samt gästnätter (kriterium 4.1 & 7.1)

I samband med miljörapporten är det ett krav att skicka in siffror över er anläggnings totala vatten-, el-* och energiförbrukning** från det föregående året på årsbasis (gärna även uppdelat månadsvis), samt antalet gästnätter (för konferenser om möjligt antal gäster).

Om ni inte har möjlighet att mäta er anläggnings faktiska förbrukning ska ni om möjligt rapportera in uträknade schablonsiffror till Green Key Sverige.

Om ni uppfyller poängkriterier som kräver mätbara underlag ska även dessa skickas in till Green Key Sverige. Detta gäller poängkriterierna som berör beräkning av verksamhetens koldioxidutsläpp, minskat matsvinn, samt avfall per fraktion.

Nyckeltal som ”per gästnatt” och/eller ”per kvadratmeter” används för att möjliggöra jämförelser mellan anläggningar och för att kunna jämföra förbrukning år till år på ett mer tillförlitligt sätt. Syftet är att er anläggning och Green Key ska kunna följa upp era miljömål och kontrollera att ert miljöarbete leder till förbättringar gällande miljöprestanda. Nyckeltal är även viktiga för Green Key internationellt, för att kunna utvärdera effekterna av miljömärkningen.

* Elförbrukning = driftel, dvs. fastighets/verksamhetsel.
** Energiförbrukning = energi för uppvärmning (t.ex. fjärrvärme), ev. kyla (t.ex. fjärrkyla) och ev. övrig energiförbrukning (t.ex. pellets, olja).


Exempel på miljönyckeltal:

Vattenförbrukning per gästnatt
= Vattenförbrukning (l) under ett år delat på antal gästnätter under samma period.

Elförbrukning per gästnatt
= Elförbrukningen (kWh) under ett år delat på antal gästnätter under samma period.

Energiförbrukning per kvadratmeter
= Energiförbrukningen (kWh) under ett år delat med kvadratmeter inomhusyta.


Livsmedelslista (kriterium 8.2)

Ni ska skicka in en sammanställning/lista över vilka livsmedel/drycker som köpts in ekologiskt, miljömärkt, rättvisemärkt och/eller närproducerat (avstånd<10 mil) som standard de senaste 12 månaderna, samt vilka märkningar produkterna innehar (te.x. KRAV, EU-ekologiskt, Fairtrade). För att produkterna ska kunna tillgodoräknas krävs att de används dagligdags och/eller i betydande mängd. Det rekommenderas att sammanställningen är i form av ett utdrag över inköp från leverantören, alternativt en lista som verksamheten själv sammanställt.

För varje år anläggningen varit miljömärkt med Green Key ska andelen livsmedel/drycker som är ekologiska, rättvisemärkta etc. öka med minst en produkt. Minst hälften av det minsta antal som krävs för året ska vara ekologiska. För anläggningar som blev miljömärkta innan 2016 räknas 2016 som “startår” (då de nya kriterierna godkändes). Anläggningar som blev miljömärkta efter 2016 ska utgå från året de blev miljömärkta, och från och med detta år öka med minst en produkt per år.


Använd gärna vår mall för rapportering av vatten, el & energi och vår mall för livsmedel, om ni sammanställer detta själva.


 

Skicka in miljörapporten

Er verksamhetens uppfyllnad av kriterierna ska alltid uppdateras i ert e-formulär. Det är valfritt om ni vill bifoga miljömål och nyckeltal i e-formuläret eller maila direkt till oss. Om ni bifogar dokumenten online, glöm då inte att skicka ett mail till oss om att miljörapporten är uppladdad och klar.

Miljörapporten ska skickas in till Green Key Sverige en månad innan anläggningens Green Key-märkning går ut. Detta för att Green Key Sverige och Green Keys styrgrupp/jury ska kunna gå igenom, återkoppla och godkänna miljörapporten och på så vis förnya anläggningens miljömärkning för ytterligare ett år, innan ert gamla certifikat går ut. Vi skickar alltid påminnelsemail i god tid innan.

Om ni har frågor kring miljörapporten eller vill ha hjälp med formulering av miljömål – tveka inte att kontakta oss för stöd!

 

Om miljörapport inte skickas in i tid

Om miljörapporten inte skickats in senast vid datumet för certifikatets utgång avmarkeras anläggningen tillfälligt som miljömärkt i Green Keys kanaler, tills miljörapport skickats in och godkänts. Detta eftersom Green Key-märkningen endast tilldelas för 12 månader i taget till anläggningar som uppfyller alla Green Keys kriterier.

Det krävs alltså att en årlig miljörapport skickas in för att Green Key ska kunna kontrollera och garantera att alla kriterier uppfylls och förnya anläggningens certifikatet.